NORMAS PARA LA EMISIÓN, ENTREGA Y TRANSMISIÓN DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS…

NORMAS PARA LA EMISIÓN, ENTREGA Y TRANSMISIÓN DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS EXPEDIDOS POR SUJETOS PASIVOS AUTORIZADOS, MEDIANTE EL ESQUEMA DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS

Fuente:       Servicio de Rentas Internas

Base Legal: 2SRO N°255 del 05 de Junio del 2018

Art. 1.- Ámbito de aplicación. – Establézcanse las normas para la emisión, entrega y transmisión de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios expedidos por sujetos pasivos previamente autorizados por la Administración Tributaria, mediante el esquema de comprobantes electrónicos.

Art. 2.- Tipos de comprobantes electrónicos. – Los sujetos pasivos de tributos podrán emitir como comprobantes electrónicos, entre otros, los siguientes comprobantes de venta, retención y documentos complementarios:

1. Facturas;
2. Comprobantes de Retención;
3. Guías de Remisión;
4. Notas de Crédito;
5. Notas de Débito; y,
6. Liquidaciones de Compra de Bienes y Prestación de Servicios.

El Servicio de Rentas Internas podrá incorporar, mediante resolución y en los términos previstos en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, otros comprobantes de venta en el esquema electrónico, mismos que se publicarán en la respectiva «Ficha Técnica».

Art. 3.- Procedimiento. – Los sujetos pasivos deberán ingresar su solicitud de autorización a través de la portal web institucional www.sri.gob.ec, mediante la opción «Comprobantes Electrónicos», disponible en el portal SRI en línea.

1. En ambiente de pruebas: Por única vez, el contribuyente deberá ingresar una solicitud de autorización de emisión de comprobantes electrónicos en ambiente de pruebas, a través de la opción «Comprobantes Electrónicos», en el ícono de «Pruebas». Aprobada la solicitud, deberá efectuar todos los ajustes necesarios en los sistemas informáticos para la emisión de comprobantes electrónicos, de tal manera que se garantice que la información que será transmitida a la Administración Tributaria cumpla con las especificaciones establecidas en la «Ficha Técnica». Al tratarse de un período de prueba, los comprobantes electrónicos emitidos bajo este ambiente, no tienen validez tributaria, y por tanto no sustentan costos y gastos, ni crédito tributario.
2. En ambiente de producción: Una vez que el contribuyente haya realizado todas las verificaciones dentro del ambiente de «Pruebas», así como los ajustes necesarios señalados en el literal anterior, ingresará su solicitud de autorización de comprobantes electrónicos, en la opción «ambiente de producción». La aprobación otorgada por el Servicio de Rentas Internas, respecto de la solicitud de autorización de emisión de comprobantes electrónicos, tendrá vigencia indefinida y los comprobantes emitidos en este ambiente contarán con la respectiva validez tributaria.

Los comprobantes electrónicos emitidos en el ambiente de «Pruebas» así como en el ambiente de «Producción», deberán cumplir con los requisitos pre impresos y de llenado, establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios y las resoluciones emitidas para el efecto.

Los emisores de comprobantes electrónicos deberán asignar puntos de emisión exclusivos para esta modalidad.

Art. 4.- Validez de los comprobantes electrónicos. –Los comprobantes electrónicos deben estar firmados electrónicamente, únicamente por el emisor, quien es responsable de mantener vigente el certificado de firma electrónica utilizado y además de observar lo dispuesto en la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos. Este certificado podrá extinguirse, suspenderse o revocarse de acuerdo a lo establecido en la ley antes mencionada y su reglamento.

Los sujetos pasivos deben cumplir con lo dispuesto en la «Ficha Técnica», así como observar las características de unicidad y demás especificaciones detalladas en los archivos «XML» y «XSD», que el Servicio de Rentas Internas publique en el portal web institucional www.sri. gob. ec.

Se entenderá que los comprobantes electrónicos que se emitan por contribuyentes autorizados en ambiente de «Producción», cuentan con el requisito de autorización, sin perjuicio de su posterior transmisión a la Administración Tributaria.

Para verificar la validez de los comprobantes, el receptor deberá consultar, en los medios que ponga a su disposición el Servicio de Rentas Internas.

Art. 5.- Consentimiento.- Los emisores de comprobantes electrónicos deben contar con el consentimiento del consumidor o usuario antes de la emisión y entrega de los mismos. De igual forma, los emisores instruirán al consumidor o usuario sobre la forma de acceder a la información de dicho comprobante, los medios, equipos y programas que requiere para ello.

Los sujetos pasivos autorizados a operar bajo modalidad electrónica, están obligados a emitir, entregar y transmitir los comprobantes electrónicos, en las condiciones y oportunidad previstas en la norma y en el artículo 6 de esta Resolución, a pesar que el adquirente no los solicite o exprese que no los requiere.

Art. 6.- Entrega de comprobantes electrónicos.- Se entenderá entregado el comprobante electrónico, cuando el emisor cumpla con una de las siguientes alternativas:

1. Haber enviado exitosamente los archivos XML y la representación impresa del documento electrónico (RIDE) del comprobante electrónico, al correo electrónico proporcionado por el adquirente, receptor, usuario o consumidor. Adicionalmente, los emisores podrán poner a disposición del adquirente, receptor, usuario o consumidor; el acceso a un portal web que le permita obtener los archivos XML y RIDE del correspondiente comprobante electrónico.
2. Imprima y entregue el RIDE, únicamente en los siguientes casos:

• Cuando no sea posible cumplir con las alternativas de entrega anteriormente señaladas;
• Cuando no se identifique al adquirente, receptor, usuario, consumidor;
• Cuando el adquirente, receptor, usuario o consumidor lo requiera; o,
• Cuando se trate de Liquidaciones de Bienes y Prestación de Servicios, se deberá emitir dos ejemplares del RIDE que deberán ser firmados por el receptor, a quien se entregará un ejemplar, mientras que el otro será conservado obligatoriamente por el receptor.

La impresión del RIDE tendrá igual validez tributaria que el comprobante electrónico al cual representa y su contenido podrá ser verificado con la información que reposa en la base de datos de la Administración Tributaria, a través de la consulta de comprobantes electrónicos disponible en el portal web institucional.

La omisión del envío, indisponibilidad o inaccesibilidad al comprobante electrónico, constituye falta de entrega al receptor; igual efecto se considerará en los casos que en la emisión y entrega del comprobante electrónico, por correo o a través del portal web del emisor, sólo esté disponible uno de los dos archivos requeridos (XML o RIDE), sin perjuicio de que la información sea transmitida a la Administración Tributaria.

Art. 7.- Trasmisión.- Los sujetos pasivos que emitan comprobantes electrónicos deberán transmitirlos a la Administración Tributaria en el momento mismo de realizarse la transacción, utilizando para ello los enlaces «web services» dispuestos en la «Ficha Técnica». A través de este mecanismo se realizará el envío, recepción y validación de los comprobantes electrónicos entre el emisor y la Administración Tributaria.

Solamente en caso de que los sujetos pasivos, por la naturaleza de su actividad económica, emitan comprobantes electrónicos masivamente, podrán enviarlos al Servicio de Rentas Internas de forma conjunta o agrupada en las condiciones señaladas en la «Ficha Técnica», dentro de un máximo de veinte y cuatro horas de haberse realizado la transacción o generación del comprobante electrónico.

En la emisión de comprobantes por las ventas por exportación de bienes, la transmisión al SRI se la realizará una vez que se haya finalizado el proceso de embarque y envío del producto al exterior.

La transmisión no sustituye ni exonera la obligación de entregar el comprobante electrónico al adquirente, usuario o consumidor. La no entrega del comprobante de venta electrónico y la falta de presentación de información, constituyen dos obligaciones e infracciones diferentes.

Art. 8.- Casos excepcionales. – Cuando por motivos de fuerza mayor, no sea posible generar un comprobante electrónico mediante el sistema de emisión de comprobantes electrónicos, el emisor podrá emitir un comprobante de venta, retención o documento complementario bajo las otras formas de emisión, conforme a los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios.

Art. 9.- Validación del comprobante electrónico. – Los comprobantes transmitidos a la Administración Tributaria serán validados y almacenados en su base de datos como respaldo de las transacciones realizadas por los contribuyentes, sus estados podrán ser verificados a través del portal web institucional.

Cuando los sujetos pasivos emisores de comprobantes electrónicos verifiquen que un comprobante transmitido a la Administración Tributaria, haya sido «rechazado», «devuelto» o que no haya superado la validación, el emisor estará obligado a rectificar el comprobante electrónico, transmitirlo al Servicio de Rentas Internas en el plazo de veinticuatro horas y notificar al receptor el comprobante electrónico rectificado.

Los comprobantes electrónicos mencionados en el inciso / anterior podrán ser reenviados a la Administración Tributaria y verificados con la misma clave de acceso que se generaron inicialmente.

Art. 10.- Verificación en la base de datos.- El Servicio de Rentas Internas pondrá a disposición de todos los sujetos pasivos, en su portal web institucional «Servicios en Línea», la herramienta de «Consulta Pública y Privada de Validez de Comprobantes Electrónicos», misma que podrá ser utilizada ingresando con la clave personal para verificar el estado de validación y el detalle de cada uno de sus comprobantes electrónicos; o para consultar si el emisor se encuentra autorizado bajo la modalidad electrónica.

En caso de identificar un comprobante electrónico no transmitido al SRI dentro del plazo establecido en el artículo 7 de la presente Resolución, se deberá reportar por los canales dispuestos por la Administración Tributaria ingresando la respectiva denuncia, sin perjuicio de que afecte la validez de dicho comprobante para sustento de costos y gastos o crédito tributario.

Art. 11.- Conservación de la Documentación. – Los sujetos pasivos que fueren autorizados a emitir comprobantes electrónicos, así como aquellos que reciban documentos autorizados emitidos bajo esta modalidad, deberán conservar dichos documentos por un plazo de siete (7) años, sin perjuicio del registro que mantendrá el Servicio de Rentas Internas de las transacciones realizadas por los sujetos pasivos.

Art. 12.- Control posterior. – La Administración Tributaria podrá realizar los controles y verificaciones posteriores con relación a la veracidad de la información contenida en los comprobantes electrónicos, así como aplicar las sanciones establecidas en la normativa tributaria vigente, en caso de que los comprobantes electrónicos no hayan sido transmitidos y/o validados por el Servicio de Rentas Internas.

DISPOSICIONES GENERALES

Primera. – Sin perjuicio de los requisitos de llenado establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, en la emisión de comprobantes electrónicos se deberá incluir la siguiente información:

1. En las notas de crédito y notas de débito, se deberá señalar la fecha de emisión del comprobante de venta.
2. En los comprobantes de retención, se deberá señalar en la fecha de emisión, mes y año como período fiscal.
3. Respecto al número secuencial, este será de nueve dígitos y no podrá omitirse los ceros a la izquierda.

Segunda. – El Servicio de Rentas Internas mantendrá a disposición de los sujetos pasivos una herramienta gratuita con la cual podrán generar sus comprobantes electrónicos, sin perjuicio de que los contribuyentes puedan utilizar sus propios sistemas computarizados e informáticos.

Tercera. – Es responsabilidad del emisor garantizar al receptor que los comprobantes electrónicos emitidos, cumplan con lo establecido en la presente resolución, las definiciones, lineamientos y especificaciones técnicas para la implementación del esquema de emisión de comprobantes electrónicos, señalados en la «Ficha Técnica» publicada en el portal web institucional www.sri.gob.ec.

Cuarta. – Los obligados al uso del esquema de emisión electrónica de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios, a partir de 01 mayo de 2019 emitirán únicamente comprobantes electrónicos en toda transacción, inclusive las realizadas a consumidor final.

Quinta. – El Servicio de Rentas Internas pondrá a disposición de los sujetos pasivos, a partir de enero de 2019 las especificaciones detalladas en los archivos «XML» y «XSD» de las Liquidaciones de Compras de Bienes y Prestación de Servicios, para el desarrollo dentro de sus sistemas de comprobantes electrónicos. Únicamente para este tipo de comprobantes el plazo de implementación será hasta el 31 de mayo de 2019.

Sexta. – En aquellos actos normativos en los cuales se hace referencia a la Resolución No. NAC-DGERCGC14-00790, se deberá entender que hacen mención a la presente resolución.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA

Única.- Deróguese la Resolución No. NAC­DGERCGC14-00790 publicada en el Tercer Suplemento del Registro Oficial N. 346 de fecha 02 de octubre del 2014, y su reforma.

DISPOSICIÓN FINAL.- La presente Resolución entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial. ,

Comuníquese y publíquese.

Dado en Quito D.M., 22 de mayo de 2018.

Dictó y firmó la Resolución que antecede, el Economista Leonardo Orlando Arteaga, Director General del Servicio de Rentas Internas, en Quito D. M., a 22 de mayo de 2018.

Lo certifico.

f.) Dra. Alba Molina P., Secretaria General, Servicio de Rentas Internas.