INSTRUCTIVO PARA EL PAGO DE LA PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES
INSTRUCTIVO PARA EL PAGO DE LA PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES
Fuente: Ministerio de Trabajo
Base Legal: RO 942 del 10 Febrero 2017
Capítulo I
NORMAS GENERALES
Art. 1.- Objeto.- El presente instructivo regula el pago de la participación de utilidades a que tienen derecho las personas trabajadoras y ex trabajadoras de una empresa, de conformidad con los artículos 97, 97.1, 100, 103, 103.1, 104, 105 y 106 del Código del Trabajo y el registro de ese pago por parte del empleador ante el Ministerio del Trabajo.
Art. 2.- Ámbito.- Están obligados al pago y al registro regulado en el presente instructivo los empleadores que sean personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad, incluidas las sociedades de hecho, sucesiones indivisas y patrimonios autónomos, con personal bajo relación de dependencia.
En la participación de utilidades determinada en normas legales específicas, cuyos porcentajes y reparto se diferencien de los establecidos en el Código del Trabajo, se estará a dichas disposiciones.
El ex trabajador se entenderá como la persona que brindó sus servicios y dejó de prestarlos con el empleador dentro del año en el cual se generaron las utilidades.
Art. 3.- Cumplimiento de la obligación de pago en las fechas determinadas.- Los empleadores deberán realizar el pago de la participación de utilidades y registrarlo a través de la página web del Ministerio del Trabajo, www. trabajo.gob.ec, en las fechas que de acuerdo al noveno dígito del RUC, estén previstas en el cronograma que defina y publique el Ministerio del Trabajo en dicha página.
Los empleadores son responsables por la veracidad de su declaración y registro del pago. La declaración falsa de utilidades será sancionada conforme lo establecido en las normas laborales vigentes.
Capítulo II
PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES
Art. 4.- Cálculo del 15% de la participación de utilidades.- El 15% de la participación de utilidades, se distribuirá así: el 10% se dividirá entre todas las personas trabajadoras y ex trabajadoras; y el 5% restante será entregado a las personas trabajadoras y ex trabajadoras, en proporción a sus cargas familiares.
Para el cálculo de estos porcentajes el empleador tomará como base las declaraciones o determinaciones que se realicen para el pago del Impuesto a la Renta en lo concerniente a participación de utilidades de los trabajadores. Además, el empleador considerará el tiempo de servicios, sin realizar diferenciación alguna con la remuneración o el tipo de ocupación o actividad de la persona trabajadora o ex trabajadora que laboró durante el ejercicio económico en el que se generó las utilidades.
Art. 5.- Cálculo del 10% de la participación de utilidades.- El valor que debe percibir cada persona trabajadora o ex trabajadora por concepto del 10% de la participación de utilidades, se obtiene multiplicando el valor del 10% de las utilidades por el tiempo en días que la persona ha laborado, dividido para la suma total de días laborados por todas las personas trabajadoras y ex trabajadoras.
Art. 6.- Cálculo del 5% de la participación de utilidades.- El valor que debe percibir cada persona trabajadora o ex trabajadora por concepto del 5% de la participación de utilidades se obtiene tomando en cuenta dos factores:
- Factor A, que es el resultado de la multiplicación del tiempo laborado anual de la persona trabajadora o ex trabajadora, expresado en días, por el número de cargas familiares que la misma acredite ante el empleador; y,
- Factor B, que es el resultado de la suma del factor A de todas las personas trabajadoras y ex trabajadoras.
El valor que le corresponde percibir a cada trabajador o ex trabajador por el 5% de la participación de utilidades, se obtiene multiplicando el valor del 5% de la participación de utilidades por el factor A, y el resultado dividido para el factor B, conforme a la siguiente fórmula:
Factor A = Número de días laborados del trabajador x número de cargas del trabajador. Factor B = Sumatoria del factor A de todos los trabajadores.
Los trabajadores o ex trabajadores cónyuges o convivientes en unión de hecho legalmente reconocida, o padre y madre de un mismo hijo que tenga la calidad de carga familiar de conformidad con lo establecido en el Código del Trabajo, en el caso de prestar o haber prestado sus servicios para el mismo empleador durante el ejercicio económico en el que se generó las utilidades, deberán ser considerados de manera individual para el pago del 5% de la participación de utilidades por cada uno.
Art. 7.- Cargas familiares.- Son cargas familiares de la persona trabajadora y ex trabajadora, las hijas y los hijos menores de dieciocho años, las hijas y los hijos con discapacidad de cualquier edad que dependan de la persona trabajadora o ex trabajadora, los cónyuges y los convivientes en unión de hecho legalmente reconocida. La condición para que una persona sea considerada carga familiar debe cumplirse o adquirirse en el ejercicio económico en el que se generó las utilidades.
Cuando las hijas y los hijos cumplan dieciocho años, se disuelva la unión de hecho o se produzca un divorcio dentro de un ejercicio fiscal, se pierde la condición de carga que al no poder ser acreditada por el trabajador al empleador, generará la no participación en el porcentaje de utilidades correspondiente a cargas.
Cuando los trabajadores y ex trabajadores no hubiesen acreditado ante el empleador tener cargas familiares hasta el 30 de marzo del ejercicio fiscal en el que son distribuidas, el 5% de la participación de utilidades será distribuido entre todas las personas trabajadoras y ex trabajadoras de la misma manera que el reparto del 10% de participación de utilidades.
La documentación que acredite cuantas cargas familiares tiene el trabajador o ex trabajador será receptada por el empleador y será responsabilidad de este ante el Ministerio del Trabajo.
Art. 8.- Límite en la distribución de utilidades.- Cada empleador calculará el valor correspondiente a utilidades para repartirlo a sus trabajadores, conforme a lo establecido en el artículo 97 del Código del Trabajo.
Una vez determinado el monto a repartirse a cada trabajador, el empleador deberá aplicar lo establecido en el artículo 97.1 del Código del Trabajo y repartirá utilidades a sus trabajadores hasta veinticuatro (24) salarios básicos unificados del trabajador en general. Para este cálculo se utilizará el valor del salario básico unificado del trabajador en general que se encuentre vigente durante el ejercicio fiscal en el que se generó las utilidades.
El empleador repartirá el 15% de utilidades hasta el 15 de abril de cada año, conforme lo establecido en el artículo 105 del Código del Trabajo; y deberá registrar el proceso en el Sistema de Salarios en Línea, según el cronograma que para el efecto emita el Ministerio del Trabajo durante el primer mes de cada año.
Si el empleador identifica que los valores a repartirse a cada trabajador superan el valor de veinticuatro (24) salarios básicos unificados del trabajador en general el empleador deberá depositar hasta el 30 de abril de cada año este excedente al régimen de prestaciones solidarias de la Seguridad Social, en la cuenta que para el efecto será publicada por el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Art. 9.- De la distribución de utilidades para trabajadores y ex trabajadores de los sectores estratégicos.- Para el cálculo de la participación de utilidades para los trabajadores y ex trabajadores de los sectores estratégicos, se tomará en cuenta los porcentajes establecidos en la ley que rige cada sector.
En caso de que la participación de utilidades que corresponda a los trabajadores exceda del valor de veinticuatro (24) salarios básicos unificados del trabajador se estará a lo descrito en el Código de Trabajo y en el presente Acuerdo.
Capítulo III
Unificación de utilidades
Art. 10.- Requisitos para la unificación de utilidades.- Los requisitos que deberán ser entregados por los empleadores que soliciten la unificación de utilidades son los siguientes:
- Evidenciar a través de la facturación que se comparten procesos productivos y/o comerciales entre empresas.
- Informe que detalle la forma en la cual las empresas se vinculan o comparten procesos productivos y/o comerciales dentro de una misma cadena de valor; este proceso comprende la gama completa de actividades que precisa un producto o servicio, desde su concepción con la entrega de la materia prima, pasando por las fases intermedias de producción (que implican una combinación de transformaciones físicas y la aportación de los servicios de varios productores), hasta su entrega y comercialización a los consumidores finales y su eliminación final tras el uso.
No procederá la unificación de utilidades cuando los empleadores solicitantes tengan la misma actividad económica y pertenezcan a la misma fase de la cadena de valor, entendida esta como lo establecido en el literal b) del presente artículo.
Art. 11.- Procedimiento para la unificación y reparto de la participación de utilidades como una sola empresa.- El Ministerio del Trabajo, de oficio o a petición de los representantes legales de las empresas o de las organizaciones laborales de los trabajadores, conforme lo dispuesto en el artículo 103 y 103.1 del Código del Trabajo, podrá considerar a dos o más empresas como una sola a efectos del reparto de la participación de utilidades. No se podrá considerar como una sola empresa, a las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad y sus razones sociales.
En el caso de solicitudes presentadas, se deberá cumplir el siguiente procedimiento:
1) El empleador solicitará a la Dirección de Análisis Salarial del Ministerio del Trabajo, el reparto de utilidades de varias empresas como una sola. Para lo cual, los empleadores tendrán que estar al día en el registro de utilidades y deberán motivar legal y económicamente su solicitud, entregando un informe que sustente la vinculación o encadenamiento productivo y/o comercial, adjuntando los requisitos descritos en el formulario elaborado para el efecto por la Dirección de Análisis Salarial, el cual se encontrará disponible en la página web del Ministerio del Trabajo.
En caso de que la información entregada se encuentre incompleta o inconsistente, la Dirección de Análisis Salarial procederá a la devolución del trámite, para su reingreso conforme lo establecido en el numeral 1 del artículo 138 del ERJAFE, de requerirse continuar con el trámite. Los trámites que no cumplan con este procedimiento ingresarán con una nueva solicitud.
2) En el plazo de 30 días contados a partir de la entrega de la solicitud con toda la información solicitada en el numeral anterior, el Ministro del Trabajo o su delegado emitirá la resolución de aprobación o negación a la solicitud de unificación de utilidades, en base al informe técnico que la Dirección de Análisis Salarial realizará para el efecto. Este informe incluirá: resultados de la investigación de campo, verificación de la representación legal y verificación del encadenamiento productivo en las empresas detalladas por el solicitante.
El proceso de unificación de utilidades también puede iniciarse de oficio por el Ministerio del Trabajo, el cual procederá con el informe emitido por los inspectores de trabajo a través de las inspecciones, cuando corresponda el caso, a partir de lo cual el Ministerio de Trabajo solicitará información a fin de determinar si existe vinculación entre las empresas para la unificación y reparto de utilidades, siguiendo el procedimiento establecido en el numeral 2 del presente artículo.
Art. 12.- De la solicitud de la unificación de utilidades y la resolución que autoriza el reparto de la participación de utilidades.- La solicitud de unificación de utilidades podrá realizarse hasta el 31 de enero del año posterior al del año fiscal respecto del cual se quiere unificar las utilidades.
La resolución que autoriza o niega el reparto de la participación de utilidades como una sola empresa se ejecutará respecto del ejercicio fiscal para el que se solicitó conforme lo indicado en el inciso anterior y hasta que el Ministerio del Trabajo de oficio o a petición de los representantes legales de las empresas o de las organizaciones laborales de estas, resuelva la separación de la obligación del reparto de la participación de utilidades.
Lo dispuesto en este artículo no exime del cumplimiento de otras obligaciones laborales, solamente procede la unificación respecto al reparto de la participación de utilidades que corresponde a los trabajadores y ex trabajadores de las empresas unificadas.
Capítulo IV
De la determinación de utilidades en relación al
impuesto a la renta
Art. 13.- De la determinación en firme.- En el caso de existir un acto de determinación de impuesto a la renta que se halle en firme y ejecutoriado, la o el Director Regional del Trabajo y Servicio Público de acuerdo a su jurisdicción, por medio de resolución dispondrá el pago del monto correspondiente a favor de las personas trabajadoras y ex trabajadoras.
El pago de intereses a los que se refiere el artículo 104 del Código de Trabajo será aplicable para los actos de determinación que adquieran firmeza y ejecutoriedad con posterioridad a la vigencia de la Ley Orgánica para la Justicia Laboral y Reconocimiento del Trabajo en el Hogar.
El empleador o quien se encuentra obligado a cumplir con el pago de las utilidades respecto de las personas trabajadoras y ex trabajadoras en el plazo de treinta (30) días contados a partir de la notificación de la orden de pago del Ministerio del Trabajo, pagará dichos valores conforme lo dispone el artículo 104 del Código de Trabajo. Su inobservancia dará inicio al proceso coactivo para el cobro de dichos valores.
La falta de registro del pago de utilidades en el Sistema de Salarios en línea, será sancionada conforme lo indica el Artículo 21 del presente acuerdo.
La Subsecretaría de Empleo y Salarios, en base al reporte realizado por la Dirección de Análisis Salarial, notificará el incumplimiento de lo señalado en los incisos anteriores a cada Dirección Regional del Trabajo y Servicio Público para que estas conforme a su competencia hagan lo propio con los jueces de coactivas.
Capítulo V
Participación de utilidades de
empresas de actividades complementarias
Art. 14.- Participación de utilidades de empresas de actividades complementarias.- La empresa usuaria calculará las utilidades a repartir a los trabajadores, conforme al artículo 97 del Código del Trabajo, para lo cual utilizará la nómina de trabajadores y ex trabajadores propios, así como de los trabajadores y ex trabajadores pertenecientes a empresas de actividades complementarias que prestaron servicios a dicha empresa de forma directa.
Para el efecto, el representante legal de la empresa de actividades complementarias, hasta el 31 de enero de cada año deberá enviar al representante legal de la empresa usuaria, la nómina de los trabajadores y ex trabajadores, en la que se detallará la fecha de inicio de labores en la empresa usuaria con el detalle de los días efectivamente trabajados y el número de cargas familiares.
En caso de que la empresa de actividades complementarias deba hacer alguna corrección a la información enviada o deba remitir documentación faltante, deberá entregar esta documentación hasta el 5 de febrero de cada año a la empresa usuaria.
El valor de las utilidades generadas por la persona natural obligada a llevar contabilidad o persona jurídica usuaria a que tengan derecho las personas trabajadoras de la empresa de actividades complementarias, serán entregadas en su totalidad a esta última hasta el 5 de abril de cada año, a fin de que sean repartidas entre todos sus trabajadores y ex trabajadores, dentro del ejercicio fiscal durante el cual se generaron dichas utilidades. Para el efecto, la empresa usuaria acreditará en la cuenta bancaria de la empresa de actividades complementarias el valor total de las utilidades que les correspondan a sus trabajadores.
La empresa usuaria deberá registrar en el Ministerio del Trabajo, el justificativo de pago, ya sea mediante cheque certificado o transferencia bancaria, a las empresas de actividades complementarias, mediante el Sistema de Salarios en Línea, dentro del plazo establecido en el cronograma que apruebe esta Cartera de Estado y que será publicado en la página web del Ministerio del Trabajo durante el primer mes de cada año.
Los rubros que las empresas de actividades complementarias reciban por este concepto conjuntamente con los valores de utilidades generadas por la misma, conformarán el monto sobre el cual se repartirán la participación de utilidades a todos sus trabajadores y ex trabajadores acatando lo dispuesto en los artículos 97 y 97.1 del Código del Trabajo.
La empresa de actividades complementarias deberá registrar en el Ministerio del Trabajo el pago realizado a los trabajadores y ex trabajadores, ya sea mediante cheque certificado o transferencia bancaria, mediante el Sistema de Salarios en Línea, dentro del plazo establecido en el cronograma que apruebe esta Cartera de Estado durante el primer mes de cada año. En caso de que la empresa de actividades complementarias contrate el servicio de otra empresa de servicio complementario que sea diferente al giro del negocio de la primera; ésta reconocerá la participación de utilidades generadas de forma directa en el ejercicio económico correspondiente.
No se aplicará lo establecido en los incisos precedentes, cuando se trate de personas trabajadoras de empresas que prestan servicios técnicos especializados respecto de las empresas receptoras de dichos servicios. Toda persona natural o jurídica que presta servicios técnicos especializados, debe contar con su propia infraestructura física, administrativa y financiera, totalmente independiente de quien en cuyo provecho se realice la obra o se preste el servicio, y que, por tal razón puedan proporcionar este servicio a varias personas, naturales o jurídicas no relacionadas entre sí por ningún medio.
De comprobarse vinculación con una empresa prestadora de servicios técnicos especializados y la usuaria de estos servicios, se procederá en la forma establecida en los incisos anteriores, en concordancia a lo establecido en el artículo 100 del Código de Trabajo.
Capítulo VI
Utilidades no cobradas
Art. 15.- Obligación de la parte empleadora de agotar esfuerzos para el pago de las utilidades.- Los empleadores están obligados a agotar sus esfuerzos para entregar de forma directa el beneficio de utilidades a sus trabajadores o ex trabajadores, empleando todos los mecanismos legales para el efecto, incluso a través de comunicaciones domiciliarias, electrónicas o avisos en medios de comunicación locales o nacionales, en un plazo máximo de treinta (30) días posteriores a la fecha en que debió efectuarse el pago.
Art. 16.- Procedimiento a seguir en caso de utilidades no cobradas.- Si hubiere utilidades no cobradas por personas trabajadoras o ex trabajadoras, el empleador las depositará a beneficio de estos en una cuenta del Sistema Financiero Nacional, a más tardar, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha en que debió efectuarse el pago.
La cuenta en la cual se depositarán los valores correspondientes a utilidades no cobradas será utilizada única y exclusivamente para este propósito y se encontrará bajo la responsabilidad del empleador.
El empleador deberá publicar en un diario de circulación nacional, la nómina de las personas trabajadoras o ex trabajadoras beneficiarias de este derecho. Si transcurrido un año del depósito, el trabajador o ex trabajador no hubiere efectuado el cobro, el empleador, en el plazo de quince (15) días, transferirá los valores no cobrados en la cuenta que el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social establezca para el efecto y conforme lo establece el artículo 106 del Código de Trabajo.
Este procedimiento se aplicará también en los casos de las utilidades calculadas de los actos de determinación firmes y ejecutoriados entregados por el Servicio de Rentas Internas.
Art. 17.- Requisitos para el cobro de valores.- Dentro del plazo establecido en el artículo anterior para el cobro de la participación de utilidades no cobradas, los trabajadores o ex trabajadores deberán acercarse al empleador o al domicilio de la empresa y presentar su cédula de ciudadanía, con lo cual el empleador procederá a entregar estos valores por medio de transferencia bancaria o cheque certificado al trabajador con el valor correspondiente a este beneficio.
Art. 18.- Registro.- El empleador deberá registrar en el Ministerio del Trabajo, el cumplimiento de lo dispuesto en este capítulo, a través del Sistema de Salarios en Línea, dentro del plazo establecido en el cronograma que apruebe esta Cartera de Estado y que será publicado en la página web institucional durante el primer mes de cada año.
Art. 19.- Publicación de beneficiarios en la página web del Ministerio del Trabajo.- La Dirección de Análisis Salarial coordinará la publicación en la página web del Ministerio de Trabajo los nombres de los beneficiarios, señalando sus cédulas de identidad y la identificación de la empresa que hubiere consignado valores correspondientes a utilidades.
Capítulo VII
Control y sanciones
Art. 20.- Control.- La Dirección de Análisis Salarial y las Direcciones Regionales del Ministerio del Trabajo efectuará el control del cumplimiento del presente Acuerdo.
Art. 21.- Sanciones.- El incumplimiento del pago del 15% de la participación de utilidades será sancionado de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 104 y 106 inciso tercero del Código de Trabajo, cuyos valores serán parametrizados en el Sistema de Salarios en Línea en base al monto y al tiempo posterior al registro en relación al cronograma establecido por esta Cartera de Estado y número de trabajadores, a falta de pago se procederá con el procedimiento coactivo correspondiente.
El incumplimiento del registro del pago de utilidades será sancionado conforme lo indica el artículo 628 del Código de Trabajo.
DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERA.- Para el cálculo de la participación de utilidades, se considerará el período anual de 360 días, incluidas las vacaciones y la jornada laboral mensual equivalente a 240 horas.
SEGUNDA.- El cálculo para el pago de la participación de utilidades de las personas trabajadoras y ex trabajadoras bajo la modalidad de contrato de jornada parcial permanente, se lo hará en proporción al tiempo efectivamente trabajado.
TERCERA.- La empresa de servicios complementarios hará conocer a la empresa usuaria, la distribución de los valores recibidos por estas últimas de acuerdo a la redistribución de participación de utilidades a los trabajadores de servicios complementarios.
CUARTA.- Los artesanos deberán dar cumplimiento a las disposiciones de este Acuerdo, respecto del personal administrativo a su cargo, salvo operarios y aprendices.
QUINTA.- En caso de que las fechas señaladas en el presente Acuerdo Ministerial, correspondan sábados, domingos y/o feriados, se deberá entender que para el efecto del cumplimiento del presente reglamento será el día siguiente laborable.
DISPOSICIÓN DEROGATORIA ÚNICA.- Deróguense el Acuerdo Ministerial No. MDT-2015-0241 de fecha 20 de octubre de 2015, publicado en el Registro Oficial No. 622 del 06 de noviembre de 2015 y los artículos 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 (Capítulo III) del Acuerdo Ministerial No. MDT2015-0045, de fecha 06 de marzo de 2015, publicado en el Registro Oficial No. 462 de fecha 19 de marzo de 2015 y todas las normas de igual o menor jerarquía que se opongan a la aplicación del presente Acuerdo.
DISPOSICIÓN FINAL.- El presente Acuerdo entrará en vigencia a partir de la fecha de su expedición, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.
Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a 29 de diciembre de 2016.
f.) Dr. Leonardo Berrezueta Carrión, Ministro del Trabajo.
Saludos Cordiales,
Dr. Wilmer Cóndor
Consultor Empresarial
Cel. 0999495331
Oficina: 02 3285 312/ 02 3280240
